Αν και είναι πολλοί αυτοί που χρησιμοποιούν τα ηλεκτρονικά μέσα για να διαχειριστούν τις εργασίες τους, στα περισσότερα γραφεία δεν λείπουν τα παραδοσιακά ημερολόγια 2024 https://www.twf.gr/category/imerologia/ , που θα βρούμε κρεμασμένα στον τοίχο ή πάνω στο γραφείο. Μπορεί να είναι σχετικά εύκολο να βρει κανείς τις σημειώσεις του στον υπολογιστή με μια γρήγορη αναζήτηση, αλλά πολλές φορές η ανασφάλεια ότι θα χάσουμε τις ευαίσθητες πληροφορίες, μας οδηγεί στο να τις έχουμε σημειωμένες στο προσωπικό μας σημειωματάριο https://www.twf.gr/category/simiomataria/ , που είναι και αυτό προσβάσιμο ανά πασά στιγμή. Ο συνδυασμός των δύο είναι κάτι που μπορεί να μας βοηθήσει στην οργάνωση του γραφείου μας και των εργασιών μας.
Πολλά άτομα, λόγω ηλικίας, δεν θέλουν εύκολα να κάνουν τη μετάβαση από το χαρτί στον υπολογιστή. Νιώθουν καλύτερα με ένα κλασικό, χάρτινο σημειωματάριο ή ένα ημερολόγιο. Πιστεύουν ότι εκεί οι σημειώσεις του θα είναι πιο ασφαλείς και δεν κινδυνεύουν να χαθούν. Ωστόσο, είναι γεγονός ότι τα ηλεκτρονικά μέσα τρέχουν πολλούς κινδύνους, τους οποίους θα εξετάσουμε παρακάτω. Μπορεί ο υπολογιστής να προστατεύει τις εργασίες μας και διαχειρίζεται μία πληθώρα από δεδομένα με εύκολο τρόπο, αλλά είναι και αυτός ευάλωτος σε διάφορες καταστροφές και απειλές που μπορεί να προκύψουν. Αν δεν έχουμε πάρει τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα μας θα παραμείνουν ακέραια ακόμα και μετά από μία εισβολή από ιό ή κυβερνοεπίθεση, τότε τα αρχεία μας παραμένουν ευάλωτα.
Τα τελευταία χρόνια, έχουν παρατηρηθεί αρκετές εισβολές και παραβιάσεις των προσωπικών δεδομένων και στοιχείων που κρατάμε στον υπολογιστή μας. Η μία λύση, για να διασφαλίσουμε τα στοιχεία μας είναι να τα αποθηκεύουμε σε παράλληλα μέσα αποθήκευσης, όπως σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή ακόμα και σε μια cloud εφαρμογή, με τους κατάλληλους κωδικούς. Αυτό είναι ένα έξτρα μέσο προστασίας που θα προστατέψει τα δεδομένα μας. Το μόνο ευάλωτο σημείο εδώ είναι η διασπορά των κωδικών και σε άλλα άτομα, ώστε να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία μας.
Σίγουρα, πέρα από τις ηλεκτρονικές απειλές, υπάρχουν και οι φυσικές καταστροφές που μπορούν να επηρεάσουν την ασφάλεια των δεδομένων μας. Ένα χάρτινο σημειωματάριο είναι ευάλωτο στην φωτιά και την υγρασία. Το ίδιο μπορεί να είναι και μια ηλεκτρονική συσκευή. Άρα τι είναι αυτό που κάνει την διαφορά και μας έχει αναγκάσει να μεταβούμε από το παραδοσιακό χαρτί και στυλό στην ηλεκτρονική ψηφίδα. Σίγουρα, είναι η ευκολία χρήσης και η γρήγορη καταγραφή δεδομένων σε μια εφαρμογή, όπου μπορούμε ανά πάσα στιγμή να τα αναζητήσουμε όσο παλιά κι αν είναι αυτά. Αντιθέτως, σε ένα σημειωματάριο, θα μας έπαιρνε αρκετή ώρα για να βρούμε αυτό που θέλουμε. Επίσης, ο χώρος στο χαρτί εξαντλείται πολύ γρήγορα, ενώ στο ηλεκτρονικό αποθηκευτικό μέσο μπορούμε να αποθηκεύσουμε χιλιάδες σημειώσεις χωρίς πρόβλημα.
Τα ηλεκτρονικά μέσα αποθήκευσης δίνουν και άλλες δυνατότητες στο να οργανώνουμε καλύτερα τις σημειώσεις μας και τις εργασίες μας, όπου μπορούμε να έχουμε φακέλους και υποφακέλους χωρίς περιορισμό. Εκεί, μπορούμε να κατηγοριοποιούμε τα αρχεία μας σε φακέλους και υποφακέλους πιο εύκολα.